Pätevyydenhaku digitaaliseksi

Marita Mäkinen

Pätevyydenhaku digitaaliseksi

Kirjoittaja on FISE Oy:n toimitusjohtaja.

Vaiheistettu haku selkiyttää prosessia ja hakija voi keskittyä yhteen vaiheeseen kerrallaan. Lomakkeen voi tallentaa keskeneräisenä ja jatkaa täyttämistä myöhemmin. Lomake lähtee napista painamalla pätevyyslautakunnan sihteerille, joka voi jatkossa kommunikoida hakijan kanssa järjestelmän välityksellä.

FISEssä eletään jännittäviä aikoja. Uusi sähköinen pätevyydenhaku otetaan käyttöön pilottina toimineessa rakennussuunnittelijan pätevyydessä marraskuussa. Käyttöönottoa on edeltänyt mittava määrittelytyö, toimittajien kilpailuttaminen ja kumppaneiden valinta, teknisten ja visuaalisten toteutuslinjojen päättäminen ja ensimmäisen vaiheen toteuttaminen ketterää toimintatapaa hyödyntäen sekä testaus. Kehitystyö on kokonaisuutena ollut todella mielenkiintoista ja opettavaista.

Uuden digitaalisen palvelun tavoitteiksi asetettiin pätevyyden haun sujuvoittaminen, tilaajien työn helpottaminen ja entistä monipuolisemman yhteistyön mahdollistaminen keskeisten sidosryhmien kanssa. Tietoturvallisuuden ja tietosuojan vaatimukset olivat keskeisiä lähtökohtia kehityshankkeelle.

Kehitystyö aloitettiin alkuvuonna 2016. Keräsimme taustajoukoistamme projektiryhmän, joka alkoi määrittää uuden digitaalisen palvelun ominaisuuksia. Varsin pian totesimme yhdessä, että vankka rakennusalalla hankittu kokemuksemme ei riitä ja tarvitsemme määrittelytyöhön asiantuntija-apua. Työhön palkattiin IT-alan ammattilaisista koostuva tiimi, joka otti tehtäväkseen määrittelydokumentin laatimisen.

Kehitystyön lähtökohtana on, että tietojärjestelmän tulee palvella FISEn verkostomaisesti järjestettyä toimintaa. Pätevyysnimikkeitä on 76 ja niiden hakemukset käsitellään 23 eri pätevyyslautakunnassa. Pätevyyslautakuntia hoitavia sihteerijärjestöjä on 8. Määrittelytyön alkumetreillä oli todettavissa, että tällaiseen kokonaisuuteen ei löydy valmiita ratkaisuja ja järjestelmä on räätälöitävä FISEn tarpeisiin.

Usein käytetty sanonta rakennusalalla ”hyvin suunniteltu on puoliksi tehty” päti myös tietojärjestelmän rakentamisessa. Määrittelytyössä pyrittiin saamaan selville kaikki uuden palvelun nykytarpeet ja kuviteltavissa olevat kehitysnäkymät. Nämä tuli ilmaista yksiselitteisesti niin, että tuleva toteuttaja ymmärtää toiminnot oikein ja pystyy valitsemaan niiden toteuttamiseen tarkoituksenmukaisimmat tekniikat. Työn tuloksena saatiin loppuvuonna 2016 FISEn pätevyyspalvelun kaikki osa-alueet kattava dokumentti.

Tarjouskysely lähetettiin valikoiduille ohjelmistoyrityksille ja lisäksi se julkaistiin avoimena FISEn verkkosivuilla. Tavoitteena oli saada tarjous koko järjestelmän toteuttamisesta. Tämä osoittautui ongelmalliseksi. Rakennusalalla yleisesti käytössä oleva kiinteähintainen kokonaisurakka maustettuna nykyaikaisilla kumppanuuteen perustuvilla hankintamalleilla ei näyttänyt olevan käytössä IT-alalla. Näin ollen tarjouskysely ei tuottanut vertailukelpoisia tarjouksia tietojärjestelmäkokonaisuudesta ja valintataktiikkaa piti muuttaa.

FISEn kumppaniksi valikoitui lopulta alkuvuonna 2017 Anders Innovations Oy Turusta. Innovatiivinen ohjelmistotalo esitti pääideanaan projektin jakamista pienemmiksi osakokonaisuuksiksi ja niiden toteuttamista itsenäisesti projekti kerrallaan. Aluksi sovittiin prototyypin toteuttamisesta. Sen tavoitteena oli konkretisoida määrittelydokumentissa kuvattua sähköistä pätevyydenhakua ja samalla vakuuttaa meidät toteuttajan toimintatavan tehokkuudesta.

Projektin toteuttamisessa sovellettiin ns. ketterän ohjelmistokehityksen menetelmiä. Perusideana oli minimoida riskejä jakamalla kehitystyö todella lyhyisiin kokonaisuuksiin eli sprintteihin. Kukin noin kahden viikon mittainen sprintti oli kuin pieni ohjelmistoprojekti ja se sisälsi 5-15 yksittäistä tehtävää. Prototyypin jälkeen toteutettiin seuraava osa, ns. MVP eli Minimum Viable Product. FISEn tapauksessa se tarkoitti tuotantokäyttöön otettavaa sähköistä pätevyyden hakua rakennussuunnittelijan pätevyydessä. MVP-vaihe toteutettiin hyväksi havaitulla ketterällä toteutusmallilla ja tulokseksi saatiin julkaisuvalmis tuote. Tuote on tietoturvatestattu ja tällä hetkellä on käynnissä käyttäjätestaukset. Tavoitteena on saada se käyttöön marraskuun alussa.

Valmis tuote on allekirjoittaneen arvion perusteella erittäin lupaava ja tulee tuomaan pätevyyden haun uudelle vuosikymmenelle. Vaiheistettu haku selkiyttää prosessia ja hakija voi keskittyä yhteen vaiheeseen kerrallaan. Lomakkeen voi tallentaa keskeneräisenä ja jatkaa täyttämistä myöhemmin. Järjestelmä muistaa annetut tiedot ja ne ovat hyödynnettävissä myöhemmin. Lomake lähtee napista painamalla pätevyyslautakunnan sihteerille, joka voi jatkossa kommunikoida hakijan kanssa järjestelmän välityksellä.

Rakennussuunnittelijan pätevyyden hakijat ovat nyt tärkeitä uuden järjestelmän pilottikäyttäjiä. MVP-toteutustapaan kuluu, että ensimmäiset käyttäjät antavat aktiivisesti palautetta ja siihen reagoidaan nopeasti. On kuitenkin selvää, että vaaditaan myös kärsivällisyyttä, sillä ollaan ottamassa käyttöön järjestelmää, jollaista ei ole ollut olemassa. Testauksella on pyritty poistamaan merkittävät puutteet, mutta jo erilaisista käyttömieltymyksistä voi seurata kehitysehdotuksia.

FISEn tietojärjestelmän kehitystyö jatkuu kiivaana. Seuraavaksi sähköinen haku halutaan laajentaa kattamaan myös muut pätevyysnimikkeet. Sen jälkeen kehitystyötä jatketaan uuden pätevyysrekisterin rakentamisella ja pätevyyslautakunnan työn digitalisoimisella. FISEn kehitystyön tulokset edistävät suoraan KIRA-alan digitalisaatiota ja antavat välillisesti valmiuksia alan tulevaisuuden haasteiden ratkaisemiseen.

 

facebooktwittergoogle_pluspinterestlinkedinmail

Kommentoi

Sähköpostiasi ei julkaista. Vaaditut kentät on merkitty *